一打电子邮件使用指南

比尔·兰普顿,博士学位

上次更新时间:6月19日,二千零一十八
电子邮件是商业中最常用的沟通方式之一,但并不是每个人都知道如何正确使用它。这里有12个电子邮件指南,可以改善您的沟通。

电子邮件使用指南
图片来源:storyblocks.com

在我为公司和协会举办的大多数研讨会上,我预留时间讨论电子邮件。为什么?因为电子邮件已经成为我们最突出的内部和外部沟通手段之一。猜猜看……我们的系统没有列出礼仪指南。所以我提供了这十二个提示:

电子邮件不保密

“但是,”你抗议道,“我读过或发过之后就把它擦掉了。”但电脑橡皮擦不像铅笔橡皮擦。这些话并没有完全消失。问问比尔·盖茨。他认为关于他的竞争对手网景的电子邮件已经不见了,直到政府研究人员发现并用于反垄断案件。我的建议是:“在电子邮件中不要放任何你不会放在州际公路广告牌上的东西。”

电子邮件并不总是送达

“比尔,”有人打电话说,“我想你上周收到我的电子邮件了。”我说我没有。“现在等等。.它出现在我的发送名单上。那些话从未出现在我的屏幕上。对于你最重要的信息,然后,请求确认收货。

对答复有合理的期望

因为有些同事会在五分钟内回复我们的电子邮件,我们被宠坏了。因此,当其他人一两天都没有回信,我们觉得被冷落了。记得,虽然,人们参加会议,有预约,旅行和休假。预测由此产生的延误。

保持语言非正式

几个月前我给一位编辑寄了一篇文章。在对应的旧样式中,他本来会寄一封五段的信来回复的。而是使用电子邮件,他回答说:“一切都很好。”这是多么吸引人的一句话啊!

警告:禁止马虎。我们需要正确拼写和使用可接受的语法。正如编辑在回答我时所描述的那样,不需要完整的句子,不过。同意?

小心幽默或完全避免幽默

通过电子邮件,我们没有面部表情的优势,声音或友好的拍拍后背。亲自,你可以从“贝蒂,你打算什么时候学会用双手打字?”在印刷中,当心反应。即使是笑脸符号也不能激发你试图创造的轻松心情。所以当有疑问时,别说幽默了。

谴责不属于电子邮件

谴责在印刷品中比在口头上更为严厉。这往往会导致一场“鼻涕虫”战争(一个从公共关系专家那里借来的令人愉快的术语)。

不幸的是,对于一些经理来说,电子邮件为“打击”员工创造了一个新的渠道。主管写下他们没有勇气当面说的话。治疗方法:保留负面评价进行面对面的对话。

电子邮件不应取代对话

当电子邮件第一次进入工作场所时,这是我最大的恐惧。那些在没完没了的会议中避难而变得不可见的工作人员完全通过电子邮件来增加了他们的不可接近性。

在一家大公司里,首席执行官注意到了这一趋势。明智地,他发了一份通知(通过电子邮件,我想,从第二天开始,没有人能在上午10点之间发送内部电子邮件。下午两点如果在那段时间他们有话要说,他们会找到目标人物并告诉他或她。

请务必将电子邮件发送给正确的人。

这一次我失败了,所以我知道不愉快的后果。奇怪的,但是当你写某人的时候,它们在你的脑海中占据了太多的位置,以至于你可以不经意地向它们发送电子邮件。作为保障,单击“发送”按钮之前,请检查收件人的姓名。

对员工进行电子邮件政策培训

奇怪的是只有三分之一的美国公司这么做。然后他们想知道为什么员工会玩纸牌,购物并发送笑话列表。通过提供培训课程和分发书面指南来防止浪费时间。我帮助客户建立了这些安全措施。

避免垃圾邮件

垃圾邮件意味着主动发送,恼人的电子邮件。我肯定你不想那样做。如果您未经允许通过电子邮件发送给客户和潜在客户,您可能会被永久列入黑名单。

使用您的签名以获得最大优势

例如,我的提供联系信息,以及指向我的博客和网站的链接。幸运的是,我有一个系统——EudoraPro——允许我使用正式签名或排除它。

仔细选择电子邮件标题

标题是“挑逗”可以增加你的读者机会。避免使用带有广告味道的“滑稽”标题。保持标题足够简短以适合标题行。

试试这十几条使用电子邮件的指导原则。与员工分享。很快你的工作场所沟通就会明显改善。

Bill LamptonPh.D.通信顾问,语音教练以及主旨演讲人,“帮助企业和领导者进行有说服力的沟通。”打电话给兰普顿:678-316-4300或访问他的网站:http://www.bizcommunicationguy.com

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