小企业和家庭企业应急计划

Janet Attard

上次更新时间:2月8日二千零一十九
如果一场灾难打击了你的生意,你会怎么做?大多数灾难是无法预防的,很多人甚至无法预测。但你可以提前采取措施,尽量减少灾难性事件造成的损失。以下是一些指导原则。

灾害规划
图片来源:photospin.com

如果一场灾难袭击了你的生意,你会怎么做?虽然大多数企业主并不期望(除了缺乏业务)会对他们造成伤害,正如我们近年来看到的,有许多相对“常见”的灾难,如飓风,龙卷风,洪水泛滥的河流,火灾甚至地震可能会扰乱你的小企业。

虽然大多数灾难是无法预防的,很多人甚至无法预测,您可以提前采取措施,最大限度地降低灾难性事件造成损失的可能性。以下是一些指导原则。

制定灾难恢复计划

灾难恢复计划的具体内容在某种程度上取决于您的业务的性质,但这里有一些你想解决的问题。

了解你的阿基里斯之踵

实际上,你会有好几个。确定哪些类型的损失对您的运营最具破坏性。如果你的应收账款档案被销毁,你的生意会破产吗?你的客户名单呢?联系人列表,或者你为你的独立测试实验室开发的所有程序?如果他们被毁了,你要多长时间才能恢复工作?一旦确定了这些关键操作,写一份紧急恢复计划,详细说明恢复操作的优先顺序,以及在哪里可以找到恢复每个业务功能的资源。

相关:3种防止灾难破坏业务的方法

计算机数据和重要记录保护

大多数企业永远不会停下来意识到他们正在进行的业务对文档的依赖程度,形式,程序,员工记录,客户信函,联系人列表,以及多年来开发或收集的会计信息。

为了尽量减少损失,复制公司所有重要记录,计算机数据,视频,客户名单,会计数据其他对您的业务运营至关重要的文档或媒体。

相关:为灾难做准备

对于任何需要计算机程序访问的数据,确保您有软件的副本以及包含您的记录的数据文件的副本。(对于自定义软件和企业级应用程序,请咨询您的供应商以确定如何最好地保护您的记录。)将这些副本存放在仓库外,在基于云的备份资源中,或者为数据、记录存储专门建设的其他设施。找一个与你不同的地方,或者如果你在一个易受飓风影响的地区,泛滥的,考虑在不同的地理区域使用存储设施。

如果您只需要存储少量的记录或数据,把它们放在银行保险箱里,或者如果你没有其他的选择,把它们放在一个亲戚或同事的办公室里。确保定期更新备份,也是。世界上所有的备份如果一岁的话对你没有任何好处,或者如果它们储存在你的办公室里,你的办公大楼也会被烧毁。

别忘了你的网站。

即使您的主机站点声明每天进行备份,也要确保您有当前的备份。纽约一家大型主机公司最近发生了硬盘故障,尽管声称每天都有备份,无法从他们为客户操作的邮件列表中恢复数据。原因:他们的备份太旧了。没有从邮件列表程序中捕获姓名并将其存储在自己的计算机系统中的任何客户都不走运。名字不见了。备份站点的一个简单方法(如果托管公司的备份不是最新的或被销毁,则备份效果很好)是使用基于云的备份服务(如Carbonite)来备份您的网站。他们也有一个备份家庭电脑和小企业电脑的版本。

确定在紧急情况下可以使用的备用业务设施

灾难发生后,恢复一个设施可能需要数周或数月的时间。虽然你的客户可能会同情你的处境,如果你不能满足他们的需求,他们必须到别处寻找服务他们的人。为了避免你的竞争对手失去市场份额徳赢滚球,考虑一下,如果灾难影响到您的业务,您可能会使用哪些备用设施进行操作。在这些备用设施中,短期租赁办公或仓库空间,有空房或办公室的朋友或邻居,或者,如果你的公司是一家可以自己远程办公的公司,甚至是你员工的家。

制定紧急联系人名单

您的联系人列表应包括状态,当地和联邦紧急电话号码;电话号码,主要客户的地址和电子邮件地址;供应商,承包商,金融机构,保险代理人,广播和报纸,如果发生灾难,您可能需要通知的任何其他个人或企业。您还应该为您的员工和公司管理人员提供完整的联系信息。将联系人列表保存在异地,以便在发生灾难时可用。保留一份联系人名单的打印件以及任何电子副本,以防无法访问您的计算机。

确保您的员工有业务紧急联系信息,也是。

这应该是他们在灾难发生时可以呼叫的一些非现场地点,以获取信息并通知公司,家人和朋友们都很好。

清点你的设备,软件,图书馆

保持自制,型号,序列号和购买价格。你需要保险公司和国税局的信息。办公室内使用的设备照片也有助于记录索赔。请确保您的库存清单和图片的副本存储在一个保险箱或其他现场以外的安全地方。

给笔记本电脑电池和手机电池充电

笔记本电脑和手机连接可以帮助您在一些灾难中与同事保持联系。在自然灾害期间,手机服务可以在通电前恢复。在笔记本电脑上保留一份联系人名单,以便在紧急情况发生时在现场时将其带出大楼。如果你还没有,投资一个手机充电设备,让你给手机充电,笔记本电脑和平板电脑。便携式电源也可以方便地为小型电子设备充电。

在飓风期间,倒下的树木破坏了电力,堵塞了道路。
图片版权所有2012 Janet Attard

定位并准备好将公司和个人车辆移到远离预计灾区的高地。

最近的飓风已经证明,风暴潮会对汽车造成严重破坏,货车,甚至卡车。树木倒下来,碎片也会被吹走。报告显示,超过20万辆汽车在飓风桑迪(Sandy)袭击纽约/大都会地区时,受到风暴潮的破坏。风暴潮可以把水送到比大多数人想象的更深的地方。如果飓风威胁,注意所有预报员的警告,尽快把你的车辆开到远离风暴潮地区的更高的地方。当飓风来临时,等到最后一分钟是不可能的。

在预计的暴风雨来临之前,给商业(和个人)车辆加满汽油。

即使你在高地上,没有被飓风淹没的危险,如果飓风对你的地区造成严重破坏,停电可能会持续一到两周甚至更长时间。加油站可能关闭,或者无法从供应商处获得天然气。飓风桑迪导致的长达数周的天然气短缺导致东海岸的许多州实施了天然气定量供应。

制定一套简单的程序,以便在灾难发生时遵循。

确保每个员工都知道如果发生灾难他们应该采取什么步骤。考虑一些需要关闭以防止爆炸的关键阀门,备用电源,急救用品的位置;以及在紧急情况发生时向员工和/或客户传达指令的方法。

保持应急预案简单,但要确保它列出了需要采取的关键步骤以及由谁来执行。确定逃生路线,确保每个人都知道他们在哪里。指定一个登记点或会议地点,如果有紧急情况,如屋顶塌方只影响您的设施,所有员工都应该去。有了这样一个登记点,就可以更容易地确定是否有人下落不明。

确保你有足够的保险

你在灾难中可能遭受的明显损失(建筑物损坏,设备,等等)不是你面临的唯一可能的风险。租金,贷款,无论您的业务是否在运营,设备租赁和其他费用都必须支付。此外,您可能要对您的网站上为其他人保留的任何财产的损坏负责(例如,如果你是干洗工,穿衣服;如果修复计算机,则为计算机。)

相关:您的业务需要什么类型的保险?

如果你的企业是以家庭为基础的,不要以为你的房主保险单会赔偿商业事故损失。

您家的商务设备可能根本不包括在内,或者如果它被覆盖,损失可能限制在2500美元以下。如果你还没有的话,向你的保险经纪人咨询关于你的房主保单的背书,以保证在家里有一个办公室,或者得到一个单独的企业主的政策。

检查,同样,看看你所拥有的房屋或建筑物的覆盖范围是否足以以今天的价格替换房屋和内装物品。几年前的保单可能会使您的房屋和财产大大低于保险金额,即使您的保单每年因通货膨胀而调整。

阅读整个政策

快速浏览一下你的保险单首页,不太可能确切地告诉你损失是什么,所以请阅读整个政策。特别注意排除哪些风险。即使你有企业主的政策,你可能会发现员工盗窃,不包括机械故障或其他危险。如果你在洪水区,你可能需要一份单独的洪水保险单,也是。有关洪水保险的信息可从联邦应急管理局获得。(http://www.fema.gov/nfip/)注意你的电脑设备,包括软件和计算机数据,也是。这些可能需要在单独的政策下涵盖。如果有什么不清楚,请你的经纪人或经纪人给你一个明确的解释。

拨出一笔钱用于紧急恢复

在这个国家的一些地方,保险公司一直在增加飓风或其他重大灾难造成的损失的免赔额。屋顶炸毁了你的生意,或者在某些类型的风暴中,一棵树从你的房子里掉了下来,你方将不会得到所需修理总价值的补偿。事实上,在保险金投入之前,你可能需要自己掏腰包支付保单总价值的5%。因此,如果你的房子投保了50万美元,一棵树在一级飓风中撞上了它,第一次价值25000美元的维修,你就要上钩了。

营业中断保险

确保你的业主保单包括营业中断保险和额外费用保险。(额外费用将是超出正常运营成本的费用,您需要在恢复期间花费这些费用来维持业务的正常运行。)

?2017年Attard通讯,股份有限公司。版权所有。

作者简介:
珍妮特·阿塔德是获奖者的创始人vwin滚球小型企业网站和信息资源。Janet也是家庭办公室和小企业答卷以及vwin滚球商业诀窍:针对预算有限的家庭和微型企业的运营指南。跟随珍妮特推特以及在LinkedIn

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